Referat Organizacyjny

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:

I. z zakresu spraw organizacyjnych i obsługi sekretariatu

  1. prowadzenie centralnych rejestrów :
    1) zarządzeń Wójta,
    2) zarządzeń kierownika Urzędu,
    3) skarg i wniosków oraz petycji,
    4) spraw z zakresu działalności lobbingowej,
    5) delegacji pracowników Urzędu,
    6) instytucji kultury na terenie gminy,
    7) informacji publicznej,
    8) pieczęci urzędowych i pieczątek,
  2. obsługa sekretariatu Urzędu,
  3. obsługa poczty elektronicznej kierowanej na adres ug@pilchowice.pl.
  4. prowadzenie biblioteki Urzędu,
  5. prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń umieszczanych na tablicy ogłoszeń Urzędu,
  6. organizacja załatwiania skarg i wniosków,
  7. przygotowywanie sprawozdań z działalności Wójta i z wykonania uchwał na sesję Rady Gminy,

II. z zakresu obsługi Rady Gminy

  1. organizowanie pracy organów Rady Gminy,
  2. archiwizowanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy,
  3. protokołowanie posiedzeń Komisji oraz Rady Gminy,
  4. prowadzenie centralnych rejestrów:
    1) uchwał Rady Gminy,
    2) interpelacji radnych,
    3) wniosków z posiedzeń Sesji Rady Gminy,
    4) wniosków Komisji Rady Gminy,
  5. przygotowanie i organizacja wyborów ławników,
  6. konsultowanie projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowych organizacji pozarządowych,
  7. przyjmowanie, w imieniu Przewodniczącego Rady Gminy, oświadczeń majątkowych radnych,

III. z zakresu Biura Obsługi Interesantów

  1. przyjmowanie podań, wniosków i pism kierowanych do Urzędu,
  2. udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwienia spraw przez merytoryczne komórki Urzędu,
  3. sprawdzanie właściwości miejscowej oraz kwalifikowanie kompletności dokumentacji,
  4. obsługa systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
  5. rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących z Urzędu – prowadzenie rejestrów
    i dalsze przekazywanie korespondencji,
  6. obsługa osób niepełnosprawnych.

IV. z zakresu wyborów i referendów
koordynacja zadań w zakresie organizowania wyborów krajowych i samorządowych oraz referendów na terenie Gminy Pilchowice.

V. z zakresu spraw administracyjnych

  1. prowadzenie archiwum zakładowego,
  2. planowanie i organizacja zaopatrzenia materiałowego,
  3. nadzór nad utrzymaniem czystości, estetyki i bezpieczeństwa w siedzibie Urzędu oraz wokół budynku Urzędu,
  4. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym budynku Urzędu,
  5. prowadzenie spraw dot. łączności telefonicznej stacjonarnej i komórkowej,
  6. zamawianie tablic urzędowych, informacyjnych, pieczęci urzędowych oraz pieczątek,
  7. administrowanie budynkiem Urzędu przy ul. Damrota 6 (siedziba Urzędu) oraz Wspólnej 4 (budynek archiwum zakładowego),
  8. utrzymanie porządku na terenie targowiska gminnego oraz parku przy ul. Damrota.

VI. z zakresu zarządzania kryzysowego

  1. planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń na terenie Gminy,
  2. zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych,
  3. przygotowanie zarządzeń, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów,
  4. planowanie i organizowanie systemów wczesnego ostrzegania ludności,
  5. organizowanie łączności alarmowej,
  6. współdziałanie z jednostkami OSP, PSP oraz Policją,
  7. planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia,
  8. prowadzenie magazynu przeciwpowodziowego,
  9. współpraca w zakresie spraw obronnych, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego
    z organami administracji rządowej i pozarządowej.

VII. z zakresu spraw wojskowych

  1. prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją oraz wykazu osób podlegających wezwaniu
    do kwalifikacji wojskowej,
  2. wzywanie do kwalifikacji wojskowej i przygotowanie sprawozdania.

VIII. z zakresu komputeryzacji i Biuletynu Informacji Publicznej

  1. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
  2. administrowanie siecią komputerową i stanowiskami komputerowymi,
  3. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
  4. prowadzenie spraw w zakresie informatycznego zabezpieczenia danych i podpisu elektronicznego,
  5. archiwizacja danych na nośnikach elektronicznych,
  6. obsługa transmisji sesji obrad rady gminy,
  7. nadzór nad urządzeniami monitorującymi stanowiącymi własność gminy.

IX. z zakresu spraw obrony cywilnej i ochrony ludności

  1. opracowywanie planu obrony cywilnej,
  2. opracowanie i uzgadnianie planów działania w/z obrony cywilnej,
  3. organizowanie formacji obronnych,
  4. organizowanie ewakuacji ludności,
  5. popularyzowanie obrony cywilnej oraz przeprowadzanie w tym zakresie szkoleń,
  6. opracowanie i przesłanie sprawozdań.

X. z zakresu spraw obronnych

  1. prowadzenie spraw związanych z planowaniem operacyjnym przygotowania Gminy do funkcjonowania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
  2. przygotowanie głównego stanowiska kierowania Wójta w stałej siedzibie i w zapasowym miejscu pracy,
  3. organizowanie stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
  4. nadzorowanie i przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,
  5. nakładanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych,
  6. planowanie i organizowanie szkoleń obronnych,
  7. przygotowywanie i organizowanie kontroli realizacji zadań obronnych,
  8. opracowywanie i przesyłanie sprawozdań, zestawień oraz informacji z zakresu spraw obronnych.

XI. w zakresie gospodarowania majątkiem Gminy
prowadzenie ewidencji wartościowo – ilościowej oraz ilościowej środków trwałych nabywanych
i użytkowanych w Urzędzie Gminy.

Kierownik Referatu: Nowakowski Wiesław

Pokój nr 9

tel.  32 722 79 05

Pracownicy: Tomasz Bajon, Arkadiusz Świrski, Ewa Jaremków, Małgorzata Piskorek, Anna Wzorek, Angelika Podgórska,  Dorota Erfurt – Matloch,, Małgorzata Kupka, Jolanta Stępień, Bronisław Brzezina, Krzysztof Skopek

Biuro Rady: 32 332 71 59, Biuro ds. obsługi interesantów: 32 235 65 21