Referat Organizacyjny (OR)
Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
I. z zakresu spraw organizacyjnych
1. prowadzenie centralnych rejestrów :
1) zarządzeń Wójta,
2) zarządzeń kierownika Urzędu,
3) skarg i wniosków oraz petycji,
4) spraw z zakresu działalności lobbingowej,
5) delegacji pracowników Urzędu,
6) instytucji kultury na terenie gminy,
7) informacji publicznej,
8) pieczęci urzędowych i pieczątek,
2. obsługa sekretariatu Urzędu,
3. obsługa poczty elektronicznej kierowanej na adres
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
.
4. prowadzenie biblioteki Urzędu,
5. prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń umieszczanych na tablicy ogłoszeń Urzędu,
6. organizacja załatwiania skarg i wniosków,
7. przygotowywanie sprawozdań z działalności Wójta i z wykonania uchwał na sesję Rady Gminy,
8. przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych Gminy,
9. udział w targach, ekspozycjach itp. imprezach promujących Gminę,
10. prowadzenie spraw związanych ze współpracą Gminy z zagranicą,
11. prowadzenie spraw dot. zgromadzeń oraz imprez masowych,
12. promocja zdrowia,
13. wystawianie dyspozycji dotyczących przekazywania przyznanych kwot dotacji dla Gminnej Biblioteki Publicznej w Pilchowicach oraz Gminnego Ośrodka Kultury w Pilchowicach.
II. z zakresu obsługi Rady Gminy
1. organizowanie pracy organów Rady Gminy,
2. archiwizowanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy,
3. protokołowanie posiedzeń Komisji oraz Rady Gminy,
4. prowadzenie centralnych rejestrów:
1) uchwał Rady Gminy,
2) interpelacji radnych,
3) wniosków z posiedzeń Sesji Rady Gminy,
4) wniosków Komisji Rady Gminy,
5. przygotowanie i organizacja wyborów ławników,
6. konsultowanie projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowych organizacji pozarządowych,
7. przyjmowanie, w imieniu Przewodniczącego Rady Gminy, oświadczeń majątkowych radnych.
III. z zakresu Biura Obsługi Interesantów
1. przyjmowanie podań, wniosków i pism kierowanych do Urzędu,
2. udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwienia spraw przez merytoryczne komórki Urzędu,
3. sprawdzanie właściwości miejscowej oraz kwalifikowanie kompletności dokumentacji,
4. obsługa systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
5. rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących z Urzędu – prowadzenie rejestrów i dalsze przekazywanie korespondencji,
IV. z zakresu wyborów i referendów
1. koordynacja zadań w zakresie organizowania wyborów krajowych i samorządowych oraz referendów na terenie Gminy Pilchowice,
V. z zakresu spraw administracyjnych
1. prowadzenie archiwum zakładowego,
2. planowanie i organizacja zaopatrzenia materiałowego,
3. nadzór nad utrzymaniem czystości i estetyki Urzędu,
4. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym budynku Urzędu,
5. prowadzenie spraw dot. łączności telefonicznej stacjonarnej i komórkowej,
6. zamawianie tablic urzędowych, informacyjnych, pieczęci urzędowych oraz pieczątek,
7. administrowanie budynkiem Urzędu, w tym prowadzenie spraw związanych z jego bieżącym utrzymaniem - za wyjątkiem spraw związanych ze stanem technicznym, remontami i przeglądami technicznymi,
8. utrzymanie porządku na terenie targowiska gminnego,
VI. z zakresu zarządzania kryzysowego
1. planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń na terenie Gminy,
2. zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych,
3. przygotowanie zarządzeń, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów,
4. planowanie i organizowanie systemów wczesnego ostrzegania ludności,
5. organizowanie łączności alarmowej,
6. współdziałanie z jednostkami OSP, PSP oraz Policją,
7. planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia,
8. prowadzenie magazynu przeciwpowodziowego,
9. współpraca w zakresie spraw obronnych, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego z organami administracji rządowej i pozarządowej,
VII. z zakresu spraw wojskowych
1. prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją oraz wykazu osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej,
2. wzywanie do kwalifikacji wojskowej i przygotowanie sprawozdania.
VIII. z zakresu komputeryzacji i Biuletynu Informacji Publicznej
1. prowadzenie strony internetowej Urzędu,
2. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
3. administrowanie siecią komputerową i stanowiskami komputerowymi,
4. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
5. prowadzenie spraw w zakresie informatycznego zabezpieczenia danych i podpisu elektronicznego,
6. archiwizacja danych na nośnikach elektronicznych,
7. obsługa transmisji sesji obrad rady gminy,
IX. z zakresu spraw obrony cywilnej i ochrony ludności
1. opracowywanie planu obrony cywilnej,
2. opracowanie i uzgadnianie planów działania w/z obrony cywilnej,
3. organizowanie formacji obronnych,
4. organizowanie ewakuacji ludności,
5. popularyzowanie obrony cywilnej oraz przeprowadzanie w tym zakresie szkoleń,
6. opracowanie i przesłanie sprawozdań.
X. z zakresu spraw obronnych
1. prowadzenie spraw związanych z planowaniem operacyjnym przygotowania Gminy do funkcjonowania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
2. przygotowanie głównego stanowiska kierowania Wójta w stałej siedzibie i w zapasowym miejscu pracy,
3. organizowanie stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
4. nadzorowanie i przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,
5. nakładanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych,
6. planowanie i organizowanie szkoleń obronnych,
7. przygotowywanie i organizowanie kontroli realizacji zadań obronnych,
8. opracowywanie i przesyłanie sprawozdań, zestawień oraz informacji z zakresu spraw obronnych.
Kierownik Referatu: Nowakowski Wiesław
Pokój nr 9
tel. 32 722 79 05
Pracownicy: Tomasz Bajon, Arkadiusz Świrski, Ewa Jaremków, Małgorzata Piskorek, Anna Wzorek, Angelika Podgórska, Dorota Erfurt - Matloch,, Małgorzata Kupka, Jolanta Stępień, Bronisław Brzezina, Krzysztof Skopek
Biuro Rady: 32 332 71 59, Biuro ds. obsługi interesantów: 32 235 65 21
